Guides

Guides

Komplet guide til Plangy

På denne side får du en komplet guide til hvordan du bruger de forskellige funktioner og moduler i Plangy. Denne side bliver løbende opdateret og typisk når vi har lavet en ny funktion eller nyt modul til systemet.

Plangy er et vagtplansystem, som er bygget fleksibelt og intuitivt således, at systemet kan benyttes i forskellige typer forretninger: butikker, restauranter, klinikker, hoteller osv. Afhængig af dine præferencer kan du nemt slå moduler til og fra, så systemet passer perfekt til dine behov.

I guide oversigten finder du alle modulerne i Plangy. Tryk ind på det modul du vil vide mere om, og en komplet guide vil dukke op. Kan du ikke finde det du søger? Kontakt os gerne på 71 15 00 25 alle hverdagene mellem 10:00 og 15:00, eller skriv til os på chatten i nederste højre hjørne.

Vagtplanlægning

Ved dette punkt finder du alt hvad du skal bruge for at lave en god vagtplan.

Opret en simpel vagtplan

Inden du laver en vagtplan, er det vigtigt, at alle medarbejderne er oprettet i systemet. Hvis du ønsker at bruge personalegrupper og vagttyper, er det også en god idé at oprette disse. Det kan du gøre under menupunktet "Administration".

[Screenshot]

1. Vælg periode og rul

Hold musen over "+"-ikonet oppe i højre hjørne og tryk "Opret ny vagtplan". Der vil komme en popup, hvor du skal vælge hvilken periode du vil lave vagtplanen i.

[Screenshot]

[Screenshot]

Periode: Vagtplanlægning i Plangy er uge baseret, så du skal derfor vælge til og fra uge.

Rul: Rul betyder forskydelse i vagtplanen. Dvs. at hvis du vælger 3 rul, vil hver tredje uge være det samme. Ved 1 rul, vil alle uger i den valgte periode være det samme.

[Screenshot]

2. Fyld vagter ind i tabellen

Nu skal du blot indsætte vagter ud fra hver medarbejder for de dage de skal arbejde. Der gør du ved at trykke på en af kolonnerne til højre for medarbejderens navn.

Automatisk vagtplanlægning

Inden du benytter dig af automatisk vagtplanlægning, er det vigtigt at du har oprettet alle dine medarbejdere i systemet.

1. Arbejdspræferencer for medarbejderen

Inde i hver medarbejders profil, kan du konfigurere deres arbejdspræferencer. Dvs. du kan angive hvilke dage kan arbejde, hvornår de kan stå til rådighed, samt hvilke vagttyper de kan påtage sig.

Dette punkt er vigtigt, da vores system ved automatisk vagtplanlægning skal vide, hvem der kan arbejde hvornår.

[Screenshot]

2. Opret en vagtplan

Selvom det er en automatisk vagtplanlægger, skal du alligevel oprette en vagtplan, som sætter rammerne for auto-planlæggeren.

Vagtplanen opretter du bare på normalvis, som hvis du skulle oprette en simpel vagtplan, men denne gang kun med "Åbne vagter". En vagtplan kunne se sådan ud:

[Screenshot]

3. Kør auto-planlægger

Når vagtplanen er godkendt, vil de fremgå i oversigten og kalenderen.

Gå til "Vagtplanlægning" i menuen og scroll ned til bunden hvor du kan se en oversigt over vagtplaner. Din nye vagtplan skulle gerne fremgå på listen.

Tryk på "Kør autoplanlægning". Systemet vil nu udfylde alle vagterne med medarbejdere hvis arbejdspræferencer passer til. Inden du trykker "Godkend" kan du rette i vagterne hvis noget ikke helt passer. Er alt som det skal være, kan afsluttende trykke på "Godkend" hvorefter vagtplanen rulles ud.

Hvad er rul?

Rul betyder forskydelse i vagtplanen. F.eks. hvis du laver en vagtplan fra uge 19 til 26 og vælger 3 rul, vil hver tredje uge være det samme. I dette eksempel:

Vagter i uge 19, 22 og 25 vil identiske

Vagter i uge 20, 23 og 26 vil identiske

Vagter i uge 21 og 24 vil identiske

Tildel fravær til en medarbejder

Du kan tildele fravær på flere forskellige måder:

1. Tryk på den vagt som du vil tildele fravær til, inde på enten "Oversigt" eller "Vagtplan". Under "Fravær" kan du i dropdownen vælge den type fravær du ønsker, tryk til sidst på Gem

2. Gå ind på "Vagtplan" i menuen og tryk på en dato. Der vil nu komme en sidebar frem, med alle vagter der er på dagen. Tryk derefter på den vagt du vil ændre og vælg fravær i dropdownen. Slut af med at trykke på fluebenet.

Lav åbne vagter

Du kan lave åbne vagter på forskellige måder:

1. Når du laver en vagtplan, kan du i dropdownen ud for vagten, vælge "Åben vagt". Gør du dette vil vagten være åben.

2. En anden måde er, at oprette dem enkelvist. Gå ind på "Vagtplan" og tryk på den dato du ønsker at oprette vagten i. Tryk derefter på "Tilføj vagt" og vælg "Åben vagt" ved dropdownen.

Godkendelse af vagter (Manuelt)

Hvis du i indstillinger for din afdeling har valgt manuel godkendelse af vagter, vil der i din oversigt vises en liste med alle færdige vagter. Tryk på Marker som fuldført for at godkende vagten. Vagten er nu godkendt og registreres i medarbejderens løn.

Godkendelse af vagter (Automatisk)

Hvis du i indstillinger for din afdeling har valgt automatisk godkendelse af vagter, vil alle de fuldførte vagter blive markeret som fuldført helt automatisk inden for et døgn.

Slet vagt

Du kan slette vagter på flere forskellige måder:

1. Gå ind på "Vagtplan" og tryk på den dato hvor vagten befinder sig i. Hold musen over den vagt du vil slette. Et kryds skulle blive synlig ud for vagten. Tryk på dette kryds for at slette vagten.

2. Gå ind på medarbejderens vagtplan og fjern fluebenet fra de vagter du ønsker at slette og tryk til sidst på Gem.

Sådan tilgår du medarbejderens vagtplan.

Tidsregistrering

Med tidsregistrering kan dine medarbejdere tjekke ind og ud, når de skal på arbejde. Tidsregistreringen kan instilles og tilpasses til dit behov.

Du kan slå tidsregistrering til ved at gå ind på "Administration" og tryk den butik du vil slå det til på. Under sektionen "Moduler" skal du blot slå "Tidsregistrering" til. Afsult ved at trykke på Gem

Indstillinger for tidsregistrering

Gå ind på "Administration" i menuen og tryk på Ret ved den butik du vil indstille.

Under sektionen "Moduler" skal du finde modulet "Tidsregistrering". Slå den til hvis ikke det allerede er gjort. Tryk herefter på "Avanceret indstillinger". Du kan nu justere i hvordan tiden skal registreres i systemet når en medarbejder tjekker ind.

Sådan registrerer din medarbejder sin tid

Det er nemt og simpelt at registrere sin tid som medarbejder.

Medarbejderen skal blot logge ind på deres bruger og trykke på Tjek ind ved start af vagten og Tjek ud når medarbejderen er færdig med sin vagt.

Rediger en tidsregistrering

Tryk på den vagt som du vil redigere, inde på enten "Oversigt" eller "Vagtplan". Rediger i tjek ind og tjek ud tidspunkterne. Når du er færdig med at ændre, tryk på Gem

Administration

Med administration kan du styre alle dine butikker og medarbejdere. Du kan hurtigt tilføje flere butikker og medarbejdere ved bare få klik.

Under administration kan du også håndtere personalegrupper/titler og fraværstyper.

Indstillinger for din butik

Gå ind på "Administration" i menuen og tryk på knappen Ret ved den butik du vil ændre. Du finder din butik i sektionen "Dine butikker".

Når du er færdig med at redigere butikken skal du afslutte ved at trykke på knappen Gem

Indstillinger for din medarbejder

Gå ind på "Administration" i menuen og tryk på knappen Ret ved den medarbejdere du vil ændre. Du finder dine medarbejdere i sektionen "Brugeroversigt". Du vil kun kunne se de medarbejder er oprettet under den butik du arbejder fra nu. Hvis du har flere butikker, skal du skifte butiksvisning for at se de medarbejdere der tilhører den gælende butik.

Når du er færdig med at redigere medarbejderen skal du afslutte ved at trykke på knappen Gem

Opret en ny butik

Gå ind på "Administration" i menuen og tryk på knappen Tilføj ny butik i sektionen "Mine butikker".

Udfyld alle de nødvendige felter og tryk på Gem. Du vil herefter føres til betalingssiden.

Opret en ny medarbejder

Gå ind på "Administration" i menuen og tryk på knappen Tilføj ny medarbejder i sektionen "Brugeroversigt".

Udfyld alle de nødvendige felter og tryk på Gem. Hvis du har brugt din kvote af medarbejdere, kan du forøge antal medarbejdere under menupunktet "Indstillinger & Fakturering" og trykke på Forøg brugerkapaciten.

Slet en butik

Ønsker du at slette en butik, skal du først deaktivere butikken. Det gør du ved at gå ind på "Administration" og derefter tryk på Ret ved den butik du vil slette.

Slå derefter fluebenet fra ved feltet "Aktiv" og tryk Gem

En slet-knap vil nu blive synlig i bunden af sektionen "Butiksinformationer". Tryk på den for at slette din butik.

OBS. Butikken vil herefter ikke kunne tilgås og du vil omgående blive logget ud af systemet. Alle dine medarbejdere vil hellere ikke kunne logge ind. Butikken bliver permanent slettet fra Plangy efter 90 dage. Du kan i de 90 dage anmode om genskabelse af din butik. Ved forespørgsel kan vi slette butikken permanent med det samme. Når en butik slettes permanent, vil alle underliggende medarbejdere, vagter og indstillinger blive slettet fra Plangy og vil ikke kunne genskabes igen.

Slet en medarbejder

Ønsker du at slette en medarbejder, skal du først deaktivere medarbejderen. Det gør du ved at gå ind på "Administration" og derefter tryk på Ret ved den medarbejder du vil slette.

Slå derefter fluebenet fra ved feltet "Aktiv" og tryk Gem.

En slet-knap vil nu blive synlig i bunden af sektionen "Medarbejder informationer". Tryk på den for at slette medarbejderen.

OBS. Medarbejderen vil herefter ikke kunne fjernes fra din afdeling og vil ikke kunne logge ind i systemet. Alle medarbejderens vagter vil også blive slettet. Medarbejderen bliver permanent slettet fra Plangy efter 90 dage. Du kan i de 90 dage anmode om genskabelse af medarbejderen. Ved forespørgsel kan vi slette medarbejderen permanent med det samme. Når en medarbejder slettes permanent, vil alle underliggende vagter og indstillinger blive slettet fra Plangy og vil ikke kunne genskabes igen.

Pauser & pauseregler

Kommer snart!

Fraværstyper

Brug fraværstyper til at angive hvorfor din medarbejder ikke kan være tilstede. Du kan oprette dine egne fraværstyper og indstille dem, så det passer til din forretning.

Gå ind på "Administration" i menuen og scroll ned til sektionen "Fraværstyper". Tryk på knappen Tilføj ny fraværstype.

Angiv herefter titlen på fraværstypen og de øvrige felter. Du kan f.eks. bestemme om fraværstypen skal være lønnet eller ulønnet. Hvis du vælger "lønnet", vil vagter med denne fraværstype blive inkluderet i medarbejdernes lønning.

Titler & personalegrupper

Få et bedre overblik med titler & personalegrupper. Personalegrupper er også nyttig hvis en medarbejder bliver syg, og vagten kun skal kunne overtages af en anden medarbejder fra samme personalegruppe. Denne funktion er også nyttig hvis du skal lave en note for en bestemt dato, men kun skal være synlig for en specifik personalegruppe.

Gå ind på "Administration" i menuen og scroll ned til sektionen "Titler". Tryk på fanen "Titler" og derefter Tilføj ny titel.

Angiv navnet på titlen og hvilken butik titlen skal tilhøres. Tryk på Opret titel når du er færdig.

Lønning

Guide kommer snart!

Opret en lønningstype

Guide kommer snart!

Tildel lønningstype

Guide kommer snart!

Fast løn & timebaseret løn

Guide kommer snart!

Løntillæg

Guide kommer snart!

Rapport & statistik

Guide kommer snart!

Hurtigt overblik

Guide kommer snart!

Statistik for året

Guide kommer snart!

Statistik for måneden

Guide kommer snart!